Eine immer wieder gestellte Frage in den Gesprächen rund um die Einführung von Ariba Buying ist der Ablauf im Genehmigungsprozess von Bedarfsanforderungen bzw. Einkaufswagen. In Ariba Buying gibt es dabei drei Arten von Anforderungen: Katalogartikel, Formulare oder Freitext. Je nach Anforderungsart gibt es oftmals unterschiedliche Wünsche hinsichtlich des Genehmigungsprozesses.
In jedem Unternehmen existieren entsprechende Richtlinien, wer was wann genehmigen darf, bzw. muss. Der Prozess kann von einer einfachen Genehmigung durch den Vorgesetzten bis hin zu mehrstufigen, komplexen Freigaben über mehrere Beteiligte hinweg reichen. Oft sind die bisherigen Prozesse schlecht dokumentiert, intransparent für den Anforderer und unzureichend IT-technisch unterstützt.
Mit der Einführung von Ariba Buying für die operative Bestellabwicklung für indirektes Material & Dienstleistungen werden die Genehmigungsprozesse meist neu gestaltet und optimiert. Dabei sind gute Kenntnisse in den Möglichkeiten der Plattform zwingend notwendig. In der Beratung empfehlen wir möglichst schlanke Prozesse, um die Durchlaufzeiten zu optimieren. Die Realität in den Unternehmen ist dennoch meist komplexer. Gerade bei speziellen Warengruppen oder hochpreisigen Bedarfsanforderungen werden meist weitere Genehmigungsstufen eingefordert.
Was kann die Ariba Prozess (Workflow)-Komponente leisten und welche Standardfunktionen bietet die Plattform?
Ein Genehmigungsprozess setzt sich aus vorkonfigurierten Regeln und Bausteinen zusammen und kann über eine webbasierte Benutzeroberfläche definiert werden. Vor der Definition der Regeln im System müssen diese zuvor fachlich erarbeitet und beschrieben werden. Beispielsweise sollen alle Anforderungen aus der Warengruppe IT-Hardware über 2.000€ zuerst durch den Bereichsleiter IT-Betrieb genehmigt werden. Ein Genehmiger kann dabei eine Einzelperson oder ein Gruppe von Personen sein. Handelt es sich um eine Gruppe, so kann jeder aus der Gruppe die Genehmigung durchführen. Hat einer genehmigt, verschwindet der Eintrag zur Genehmigung bei den anderen Gruppenmitgliedern.
Genehmigungsstufen können seriell (nacheinander) oder parallel definiert werden. In jeder Stufe kann dabei auf verschiedene Attribute (Felder) der Bedarfsanforderung zugegriffen werden. So wird häufig die Kostenstelle, die Warengruppe und der Nettowert verwendet, um einen passenden Genehmiger zu ermitteln. Für diese und weitere Felder existieren bereits vordefinierte Regeln, die man bei der Konfiguration des Genehmigungsprozesses verwenden kann. Auch bei der Genehmigerfindung über mehrere Organisationshierarchieebenen unterstützt das System. So ist es bspw. möglich ein Genehmigerlimit bei einem Manager zu hinterlegen und dies bei der Genehmigerfindung zu berücksichtigen. Auch die einfache Genehmigung durch einen Kostenstellenverantwortlichen ist bereits als vorkonfigurierte Regel im System verfügbar. Eine Besonderheit stellen die sogenannten Filter Rules dar. Mit diesen Regeln ist es möglich, aus einem Genehmigungsprozess doppelte Genehmigungen durch die gleiche Person zu verhindern. Dies ist bei vielen anderen Workflowsystemen nur durch aufwändige Zusatzprogrammierung oder gar nicht möglich.
Wie sieht ein Standard-Genehmigungsprozess für katalogbasierte Bedarfsanforderungen aus?
Am Beispiel der vorkonfigurierten SAP Ariba Buying Lösung für den Mittelstand kann der Standard-Genehmigungsprozess für katalogbasierte Bedarfsanforderungen wie folgt aussehen:
Genehmigungsstufe 1: Diese wird nur aktiviert, wenn der Wert der Bedarfsanforderung 500€ übersteigt. Über die Organisationshierarchie wird der zuständige Vorgesetzte des Mitarbeiters ermittelt, das Genehmigungslimit überprüft und zur Genehmigung vorgelegt.
Genehmigungsstufe 2: Diese wird nur aktiviert, wenn die Bedarfsanforderung eine Position mit einer bestimmten Warengruppe enthält. Für definierte Warengruppen ist ein Genehmiger (z.B. ein IT-Manager) hinterlegt.
Genehmigungsstufe 3: Diese wird nur aktiviert, wenn die Bedarfsanforderung einen definierten Wert (z.B. 10.000€) übersteigt. Mitarbeiter aus dem Controlling werden über eine Gruppe hinterlegt und prüfen, ob das verfügbare Budget eingehalten wird.
Mit der letzten Genehmigung (Stufe 3) wird die Bedarfsanforderung automatisch in eine Bestellung überführt und an den Lieferanten versendet.
Wie erfolgt die Genehmigung?
Über die browserbasierte Arbeitsliste kann der Genehmiger die Genehmigung durchführen. Alternativ steht ihm eine native mobile App für sein Smartphone zur Verfügung. Im dem Video(Youtube) sehen Sie eine Demo zum Einkaufsprozess und der daraufolgenden Genehmigung per Smartphone.
Welche Erfahrungen haben Sie mit Genehmigungsprozessen für Bedarfsanforderungen gemacht? Wo liegen aus ihrer Sicht die Knackpunkte im Prozess? Über Ihr Feedback freuen wir uns!
Mirko Heger
Kurzvita zum Autor
Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.
