Workflow in SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

Workflow im S/4HANA – Sourcing and Procurement

Mit dem aktuellen Release 1709 hat die SAP die Möglichkeit geschaffen, Bedarfsanforderungen (Banf) mit dem bekannten SAP Business Workflow freizugeben. Natürlich liegt ein Vergleich mit dem Workflow aus dem SRM nahe, deshalb für die eiligen Leser eine Bewertung bevor wir uns die Konfiguration im Detail ansehen.

Vorteile

• Konfiguration mit Fiori App ohne Programmierung möglich
• Bekannte Framework des SAP Business Workflows (Inbox, Vertretung, Weiterleitung)

Nachteile

• Der Anwender kann Keine Ad-Hoc Genehmiger hinzufügen
• Es fehlt ein Framework für Kundenerweiterungen (Regeln und Bearbeiterfindung)
• Keine Vorausschau des Genehmigungsworkflows beim Erstellen der Banf

Kurzum, eine Portierung eines SRM-Workflows in ein S/4 Hana System ist zur Zeit noch nicht möglich.

Im Folgenden nun eine Darstellung, wie leicht ein Workflow eingerichtet werden kann:

Die Administration erfolgt über die Fiori-App „Manage Workflows for Purchase Requisitions“:

Grundsätzlich gibt es eine Gesamtfreigabe für die BANF oder eine Freigabe der BANF-Position.

Hier soll einmal kurz erläutert werden, wie eine Freigabe durch den Kostenstellenverantwortlichen bei allen BANF-Positionen zur Einkäufergruppe 002 eingerichtet wird.

Hierzu wird ein Workflow angelegt, der aus folgenden Abschnitten besteht:

• Eigenschaften
• Vorbedingungen
• Schrittfolge

Eigenschaften:

Hier bekommt der Workflow eine Beschreibung und es kann eine Gültigkeitsdauer bestimmt werden:

Vorbedingungen:

Hier können die Bedingungen definiert werden, wann der Workflow starten soll. Es können Regeln erstellt werden für die Größen:
Erstellungskennzeichen, Buchhaltungsart, Katalog-ID, Warengruppe, Werk oder Einkäufergruppe:

Hier wurde gewählt, dass die Einkäufergruppe gleich 002 ist:

Schrittfolge:

Hier wird die Genehmigerfolge definiert. Ein Schritt besteht aus

• Kopfzeile
• Empfänger
• Vorbedingung
• Ausnahmebehandlung

Kopfzeile

Die Kopfzeile enthält den Namen des Schrittes und den Typ. Als Typen stehen zur Verfügung

• Positive Rückmeldung
• Automatische Genehmigung der Banf-Position

„Positive Rückmeldung“ steht für den Genehmigungsschritt im klassischen Sinne und die automatische Genehmigung wird dann benötigt, wenn keine Genehmigung erforderlich ist.

Empfänger

Es gibt folgende vorkonfigurierten Empfänger:

• Verantwortlicher des Kontierungsobjektes
• Manager des Workflow-Initiators
• Manager des Managers des Workflow-Initiators

Neben diesen gibt es noch einen BADI mit dem kundenspezifische Regeln zur Empfängerfindung implementiert werden können.

Vorbedingungen

Für jeden Schritt kann nun auch noch eine Vorbedingung definiert werden, ob der Schritt aktiviert werden soll. Es können hier die gleichen Größen eingebunden werden, wie bei den Vorbedingungen des Workflows.

Ausnahmebehandlung

Hier wird definiert, was passieren soll, falls der Genehmiger die Banf-Position ablehnt.

Möglich ist:

• Workflow abbrechen
• Weiter
• Schritt wiederholen
• Workflow neu starten

Sind die Schritte definiert, dann ist der Workflow fertig.

In der Banf sieht dies dann so aus: