Die Ausgangssituation
Mit der Einführung der neuen Einkaufslösung Ariba Buying steht dem Mitarbeiter eine einfach zu nutzende Cloud-Lösung zur Erstellung von Anforderungen für indirektes Material und für Dienstleistungen zur Verfügung. Für die interne Kostenrechnung muss bereits die Anforderung und die daraus folgende Bestellungen richtig kontiert werden, um den späteren Rechnungsprozess effizient zu gestalten. Die meisten Kunden verwenden für die Kostenrechnung das SAP ERP oder SAP S/4 HANA Modul Controlling (CO). Daraus ergibt sich in jedem Einführungsprojekt die Aufgabe dieses Modul mit SAP Ariba Buying zu verbinden. Für den Bedarfsanforderer soll es möglichst einfach sein, die richtige Kontierung (beispielsweise seine ihm zugeordnete Kostenstelle) zu verwenden.
Die Grundlagen und Möglichkeiten
Die Verbindung zwischen dem SAP ERP oder SAP S/4 HANA Modul Controlling (CO) und der cloudbasierten Lösung Ariba Buying basiert auf einer von SAP mitgelieferten Schnittstelle. So werden in definierten Zeitabständen die gültigen und notwendigen Kostenrechnungsobjekte (z.B. Kostenstellen oder Aufträge) aus der SAP ERP oder SAP S/4 HANA Datenbank in die Ariba Buying Lösung kopiert. Im Benutzerstammsatz in Ariba Buying kann die eigene Kostenstelle hinterlegt werden. Bei der Anlage einer neuen Anforderung wird diese Kostenstelle vorbelegt und kann bei Bedarf vom Benutzer geändert werden. Die Kostenobjekte werden in Ariba buchungskreisspezifisch abgelegt und bei der Eingabe geprüft. Auch die Kontierung auf Aufträge, Projekte oder Anlagen ist möglich. Sollen die Kosten auf mehrere Kostenobjekte aufgeteilt werden (Multikontierung) kann diese Funktionalität über eine Systemvoreinstellung (Parameter) bereitgestellt werden. Die Aufteilung kann dabei mengenmäßig oder prozentual erfolgen.
Über eine weitere Schnittstelle kann zusätzlich zur standardmäßigen Prüfung auf die kopierten Kostenobjekte zum Zeitpunkt der Erstellung der Anforderung die Gültigkeit in Echtzeit im SAP ERP oder SAP S/4 HANA Modul Controlling (CO) geprüft werden. Damit wird beispielsweise verhindert, dass eine temporär gesperrte Kostenstelle verwendet werden kann.
Die in der Anforderung hinterlegte Kontierung wird automatisch in die Bestellung übernommen und kann später beim Rechnungseingang genutzt werden.
Unsere drei Empfehlungen
- Beschäftigen Sie sich frühzeitig im Projekt mit den abzubildenden Geschäftsvorfällen und den dazu notwendigen Kostenverteilungen. Bringen sie dabei Fachexperten aus der Kostenrechnung, dem Einkauf mit Bedarfsanforderer zusammen.
- Finden Sie Filterkriterien für die in Ariba Buying notwendigen Kostenobjekte. So könnten beispielsweise bestimmte Auftragsarten, die sie bei der Kontierung von Produktionsmaterial nur in SAP ERP oder S/4 HANA verwenden, ausgeschlossen werden.
- Prüfen Sie genau, ob sie die zusätzliche Schnittstelle zur Echtzeitprüfung der Kostenobjekte in SAP ERP oder S/4 HANA wirklich benötigen. Den funktionalen Vorteilen stehen zusätzliche Einführungs- und Programmieraufwände entgegen.
Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder über einzelne Funktionen gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen oder uns direkt kontaktieren.
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Mirko Heger
Kurzvita zum Autor
Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.
