Die Ausgangssituation
Neben der klassischen Katalogbestellung, die Optimalfall ohne den Eingriff eines operativen Einkäufers ausgelöst wird, ist die Freitext-/Formularbasierte Anforderung der Startpunkt für die Tätigkeit im operativen Einkauf. Viele Firmen zentralisieren diesen Service in einer eigenen Organisationseinheit – oft auch Shared Service Center genannt. Hier laufen alle Bedarfsanforderungen ein und müssen meist nach definierten Vorgaben (Service Levels) in Bestellungen umgesetzt werden. Die Arbeitsteilung wird oft nach Warengruppen/Ländern organisiert. Bisher war die Findung des „richtigen“ Einkäufers für die Bearbeitung der Anforderung in Ariba Buying nicht ganz so flexibel, wie in größeren Firmen oft gewünscht. Hier setzt SAP Ariba Procurement Operations Desk an.
Die Kernfunktion
Mit einem flexiblen Regelwerk ermöglicht SAP Ariba Procurement Operations Desk eine optimale Findung des „richtigen“ Einkäufers und die Verteilung der Arbeitsmenge. Anhand von 9 möglichen Kriterien aus der Anforderung können Regeln definiert und die Findung gesteuert werden: Einkaufsbereich, Warengruppe, Lieferwerk, Geschäftsbereich, ERP-Warengruppe, Land, Wunschlieferant, geschätzter Einkaufswert und Buchungskreis. Bei der Adressierung kann ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe hinterlegt werden. Bei einer Gruppe kann die Verteilung der neuen Anforderungen nach Arbeitsbelastung („wer hat schon viele unbearbeitete Anforderungen in seiner Arbeitsliste“) oder abwechselnd erfolgen.
Der Einkäufer kann nun in seiner persönlichen Arbeitsliste die Anforderungen einfach priorisieren und bearbeiten. Sind Service Levels hinterlegt (beispielsweise eine Anforderung soll innerhalb von 3 Tagen bearbeitet werden) werden diese nach Ablauf der Frist speziell gekennzeichnet:
Die Tätigkeit des Einkäufers besteht nun darin, die Anforderung in eine qualitativ gute Bestellung zu überführen: Die Bestimmung des Lieferanten, die Hinterlegung eines verhandelten Preises und die Gestaltung des Bestelltextes sind hier zu nennen. Alle drei Informationen lassen sich einfach eingeben. Am Ende der Bearbeitung „genehmigt“ der Einkäufer die Anforderung und der vordefinierte Genehmigungsprozess läuft weiter. Ist das System so konfiguriert, das der Einkäufer der letzte „Genehmiger/Bearbeiter“ ist, wird aus der Anforderung automatisch eine Bestellung mit Versand an den Lieferanten über das Ariba Netzwerk.
Unsere Erfahrung mit der Kernfunktion
Unser Erfahrung mit der Regeldefinition ist gut: Auch ohne IT-Kenntnisse können diese von einem Administrator einfach definiert und eingestellt werden. Die automatische Zuweisung der Anforderung zum Einkäufer funktioniert problemlos. Die Bearbeitung zeichnet sich durch einfaches Handling und Übersichtlichkeit aus.
Weitere nützliche Funktionen
Neben der Kernfunktion finde ich zwei weitere Funktionalitäten besonders hilfreich:
- Die Definition von zusätzlichen Bearbeitungsstatus für Anforderungen – so kann der Einkäufer mit dem Anforderer über das System kommunizieren, um telefonische Rückfragen zu vermeiden.
- Verteilung von Unteraufgaben im Einkaufsteam: Sind bei der Bearbeitung einer Anfrage weitere Aktivitäten notwendig, bei denen ein Kollege unterstützen soll, kann hierzu eine einfache Unteraufgabe angelegt und verteilt werden.
Was noch fehlt
- Die Integration mit Ariba Sourcing kann noch optimiert werden – aus einer Anfrage heraus sollte man einfach und vom System unterstützt eine Ausschreibung anlegen können. Dies geht in der aktuellen Version nur manuell.
- Die Verwendung von allem systemseitig vorhandenen Lieferanten bei der Zuweisung. Was derzeit als Compliance-Feature gedacht ist – nur bereits vorher klassifizierte und bevorzugte Lieferanten für die genutzte Warengruppe und das Land zu verwenden – kann hinderlich sein, wenn diese Prozesse nicht etabliert und eingeführt sind. In der aktuellen Version muss man dazu in die bestehende Oberfläche von Ariba Buying verzweigen.
Fazit
Für eine erste Version der neuen Anwendung finden wir den SAP Ariba Procurement Operations Desk sehr gelungen. Ohne zusätzliche Lizenzkosten steht die Funktion den bestehenden SAP Ariba Buying oder Sourcing Kunden bereits zur Verfügung und kann konfiguriert und eingeführt werden. Die Aufwände zur technischen Einrichtung halten sich in Grenzen – die fachliche Definition der gewünschten Regeln und die damit einhergehende Arbeitsorganisation innerhalb des Einkaufs ist sicherlich der umfangreichere Teil des Einführungsprojektes.
Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder das ganze einmal live im System sehen wollen, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen oder uns direkt kontaktieren.
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Mirko Heger
Kurzvita zum Autor
Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.
