Nr.27 – SAP Ariba Buying & Invoicing – Highlights aus dem Q3/2019 Release

Funktionserweiterung der Policies in Guided Buying

Guided Buying Policies sind eine sehr praktische Funktion, um Inhalte aus einer Einkaufsrichtlinie direkt in der Anwendung zur Verfügung zu stellen. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, dass er bei der Anforderung eines neuen Laptops einen zusätzlichen Grund mit angeben muss (z.B. Laptop defekt). Diese Funktion wird von den Kunden gerne genutzt. Im neuen Release (Q3/2019) wurden die Funktionalitäten hierfür nun erweitert. So können neben den Daten aus der Bedarfsanforderung selbst, nun auch weitere lieferantenspezifische Kriterien abgefragt werden, u.a. auch aus dem Ariba Modul SLP. Auch wurde eine Trennung der Policies in zwei Anwendungsbereiche vorgenommen:

1. „normale Anforderungen und Freitextformulare“
2. „kleine Preisanfrage“ an Lieferanten („3 bid and a buy“ Formulare)

Die neue Funktionalität ist automatisch in allen Kundensystemen verfügbar und muss nicht extra über einen Systemparameter aktiviert werden.

 

Neue Schnittstelle zum Schließen der Bestellung bei einer Schlussrechnung

Nutzt ein Kunde SAP ERP MM und eine Rechnungsprüfungssoftware, wie bspw. SAP Invoice Management by OpenText, gibt es oft die Anforderung, bei einer Schlussrechnung die zugehörige Bestellung oder auch einzelne Bestellpositionen in Ariba Buying zu abzuschließen, d.h. keine weitere Wareneingangsbuchung mehr zuzulassen und ein sogenanntes Endrechnungskennzeichen zu setzen. Für diese Anforderung gibt es nun eine Web-Service-basierte Schnittstelle, um nach der Rechnungsverbuchung im SAP ERP oder in SAP S/4HANA die zugehörige Bestellung in SAP Ariba Buying zu aktualisieren.

Um die neue Schnittstelle zu nutzen, muss

1. das Feature Ability to close individual line items in a purchase order aktiviert werden (über einen Service Request in Ariba Connect)
2. als Schnittstellentechnologie das SAP Ariba Cloud Integration Gateway (CIG) verwendet werden
3. im CIG der Support für „asyncronous integration events“ im Web Service Channel aktiviert werden

 

Mehrere Genehmiger in einem einzelnen Genehmigungs- und Bearbeitungsschritt

Die Workflow-Engine in SAP Ariba Buying & Invoicing wurde um eine interessante Funktion erweitert. So kann man nun in einem einzelnen Genehmigungs- und Bearbeitungsschritt über eine Konditionstabelle mehrere Bearbeiter bzw. Genehmiger ermitteln lassen. Damit ist es beispielsweise sehr einfach möglich, bei einer Anforderung für eine Kostenstelle 2 Genehmiger zu definieren. Bei der Konfiguration kann man entscheiden, ob die beiden parallel oder nacheinander genehmigen müssen. Anstatt eines einzelnen Genehmigers (Username) kann auch eine Gruppe hinterlegt werden. Über diese Funktion sind bis zu 8 Genehmiger in einem Schritt konfigurierbar.

Das Feature ist nicht automatisch verfügbar. Um es zu nutzen, muss ein Service Request in Ariba Connect erstellt werden, um den Parameter Application.Approvable.AddMultipleApproversFromLookupTable zu aktivieren.

 

Neue Mobile App

Es gibt eine neue Mobile App für Android und iOS für SAP Ariba Buying & Invoicing. Der Name im jeweiligen Appstore ist  „SAP Ariba Procurement“. Die neue App unterstützt die Funktionen

• Katalogbasierte Anforderungen / Einkaufen
• Anzeige der eigenen Bedarfsanforderungen mit Historie & Status
• Genehmigungsprozess anzeigen
• Bedarfsanforderungen genehmigen
• Bedarfsanforderungen ablehnen
• Kommentare und Anhänge im Genehmigungsprozess hinzufügen
• Favoriten für einzelne Katalogartikel
• Single Sign On im Unternehmenskontext

Wichtig: Um die App zu benutzen, muss der einzelne Benutzer vom Ariba Administrator eingeladen werden!