Seit dem SAP Ariba 2011 Release (November 2020) ist die neue Funktion „Guided Sourcing“ verfügbar. SAP Ariba bietet damit eine vereinfachte und intuitive Benutzeroberfläche, die Nutzerfreundlichkeit und Zeiteinsparungen verspricht.
Dieser Blogbeitrag zeigt Ihnen die Vorteile und die praktische Anwendung des Tools, womit Ihnen Ihre Ausschreibungserstellung noch schneller gelingt.
Praktische Anwendung von Guided Sourcing
Auf der Eingangsseite definieren Sie u. a. die Bezeichnung und Beschreibung des zu erstellenden Ereignisses und wählen dann zwischen den Ereignisarten „Ausschreibung“ und „Informationsanfrage“. Darüber hinaus wählen Sie hier die Grundlagen (Regeln, Inhalt, Team, Lieferanten) für die Ereigniserstellung.
Sie können sehr einfach ein Ereignis erstellen, indem Sie
– eine Vorlage aus dem System nutzen,
– ein vorhandenes Ereignis kopieren oder
– die Funktion „Intelligenten Import aus Excel“ verwenden. Die intelligente Funktion zum Importieren aus Excel-Dateien verwendet maschinelles Lernen, um die Excel-Strukturen Ihres Unternehmens zu analysieren und die relevanten Daten in die Ereignisse zu übertragen. Dies ist eine Arbeitserleichterung und erweitert den Spielraum der zu nutzenden Daten.
Im nächsten Schritt gelangen Sie zur Benutzeroberfläche, bei der Sie alle fünf relevanten Prozessschritte der Ausschreibung/Informationsanfrage übersichtlich angezeigt bekommen.
1. Erstellen:
In diesem Abschnitt können Sie:
– Start- und Endzeit der Ausschreibung festlegen
– Lieferanten auswählen
– Einzelpositionen, Lose (Positionslose) und Abschnitte anlegen
– Fragen, Voraussetzungen, Anforderungen und Anhänge hinzufügen
– Team bearbeiten
2. Veröffentlichen:
Ereignis wird veröffentlicht und die Lieferanten erhalten eine Einladung.
3. Überwachen:
Neuer Live-Feed mit benutzerspezifischen Aktualisierungen der Sourcing-Aktivitäten, um die Benutzer in Echtzeit auf dem Laufenden zu halten.
Sowie In-App-Chat-Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit den Lieferanten.
4. Antwort/ Angebot überprüfen und Zuschlag erteilen:
Unterstützung bei der Zuschlagserteilung durch vorkonfigurierte Preisszenarien:
- Bestes Gebot
- Bestes Gebot mit begrenzter Anzahl von Lieferanten
- Größtes Einsparungspotenzial
- Manuelle Vergabeszenarien
Vorteile des Guided Sourcing?
– Vereinfachte und intuitive Benutzeroberfläche
– Optimierte Ereigniserstellung – komprimiert auf einer Seite – und aus unstrukturierten Daten
– Verbesserte Artikelverwaltung
– Effizientere Kommunikation mit den Lieferanten
– Transparente Ereignisüberwachung
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Wir sind für Sie da!
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Fabian Russ
Kurzvita zum Autor
Ich bin als SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH in Bad Homburg tätig. Hier liegt mein Schwerpunkt in den strategischen Bereichen Ausschreibungs- und Vertragsmanagement, in denen ich auch SAP-zertifiziert bin.
