Vorwort
“Ich gebe es zu – was elektronische Katalog angeht, bin ich vorbelastet.
Als wir Mitte 90er bei der Deutschen Bank die ersten Schritte zu einer Lösung für die operativen Beschaffungsprozesse (heute nicht mehr so in Mode ist der Begriff Desktop Purchasing) unternahmen, hatten Kataloge eine zentrale Bedeutung. Um den Bedarfsträger davon abzuhalten zum Telefonhörer zu greifen und, wie gewohnt, den Einkäufer anzurufen, mussten der Bedarf:
möglichst vollständig
leicht und schnell find bar sein
Glauben Sie mir, das war damals eine Herausforderung. Heute gibt es moderne Systeme, die diese Anforderungen locker und leicht erfüllen. Umso mehr wundert es mich immer wieder, dass bei vielen Implementierungen einer operativen Einkaufslösung der Katalog keine oder eine untergeordnete Rolle spielt. Dies hat in der Regel folgende Gründe:
eine fehlende strategische Ausrichtung des Einkaufs
eine, oft historische bedingte, dezentrale Einkaufsorganisationsstruktur
wir haben es schon immer so gemacht (trifft auch auf andere Bereiche zu)
Dieser kleine Blog hat das Ziel meiner Leidenschaft für Kataloge Ausdruck zu verleihen und Anstöße für den Einsatz von Katalogen zu geben.”
Alexander Ücker
Was sind Kataloge?
Wie sind Kataloge erstanden?
Ein Katalog ist ein Verzeichnis von Informationen über Objekte, Produkte oder Dienstleistungen, häufig mit Beschreibungen, Bildern und Preisen. Kataloge können in gedruckter Form, digital oder online verfügbar sein.
Das Wort „Katalog“ stammt vom altgriechischen Wort „κατάλογος“ (katalogos), was „das Herabrufen“ oder „das Niederlegen in eine Liste“ bedeutet. Die heutige Bedeutung hat sich aus der Entwicklung von Verzeichnissen und Listen von Informationen über Produkte und Dienstleistungen entwickelt.
Kataloge spielten eine wichtige Rolle in der Geschichte, insbesondere im Handel und im Bibliothekswesen. Beispielsweise haben antike Zivilisationen wie die Ägypter, Mesopotamier, Griechen und Römer Listen von Waren und Handelsgütern erstellt, um den Austausch von Gütern zu erleichtern. Im Mittelalter und der Renaissance entwickelten sich Handelskataloge weiter, und Unternehmen wie die Fugger verwendeten sie, um ihre Geschäfte zu organisieren und zu erweitern.
Welche Rolle spielen Katalog heute für elektronische Beschaffungsprozesse?
Im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess ermöglichen Kataloge einen effizienten Austausch von Anfragen und Bestellungen zwischen Unternehmen. Sie dienen als zentrale Quelle für Produktinformationen, Preise und Verfügbarkeit, was die Erstellung von Anforderungen unterstützt. Ein Katalog unterstützen die Einhaltung der Richtlinien für Beschaffungsprozesse. Im Katalog enthaltenden Leistung, wurden vom Einkauf mit dem Lieferanten verhandelt – diese Lieferanten wurden vorab vom Einkauf qualifiziert. Dem Bedarfsträger stehen die Leistung zur unmittelbaren Anforderung und Bestellung zur Verfügung. Die Inhalte eines Kataloges werden vom Einkauf freigegeben. Somit können diese Leistungen vom Anforderer bestellt werden, ohne dass der Einkauf in diesen Teil des Beschaffungsprozesses eingebunden sein muss.
Folgende Katalogarten stehen, unter anderem in SAP Ariba, zur Verfügung.
Statischer Katalog:
Ein Statischer Katalog ist ein digitaler Katalog, der vom Lieferanten oder dem einkaufenden Unternehmen selbst erstellt wird. Anders als bei dynamischen Katalogen, die in Echtzeit mit dem System des Lieferanten verbunden sind, handelt es sich bei statischen Katalogen um eine separate Datei. Die Katalogdateien enthalten Artikeldetails, wie Artikelbeschreibung, die Teilenummer und den Preis. Die Verwendung des Statischen Katalogs trägt dazu bei, den Einkaufsprozess zu standardisieren, die Transparenz zu erhöhen und die Effizienz in der Beschaffung zu steigern.
Vorteile des einkaufenden Unternehmens:
- Die Implementierung eines statischen Katalogs kann mit wenig Aufwand erfolgen (in der Regel einige Stunden).
- Nach der Freigabe des Kataloges liegt die inhaltliche Hoheit beim einkaufenden Unternehmen.
Nachteile des einkaufenden Unternehmens:
- Statische Kataloge müssen aktualisiert werden, was zeitaufwändig sein kann.
- Bei der manuellen Aktualisierung und Übertragung von Daten können Fehler auftreten.
- Statische Kataloge sind weniger flexible an individuelle Anforderungen anpassbar als dynamische Kataloge.
Vorteile des verkaufenden Unternehmens:
- Ein statischer Katalog bietet für das verkaufende Unternehmen den erheblichen Vorteil, dass keine hohen Kosten für die Einrichtung und Pflege eines Webshops oder eines aufwendigen Punchout-Systems anfallen. Wenn kein eigener Webshop erforderlich ist, werden die finanziellen und personellen Ressourcen geschont, die ansonsten für die Entwicklung, Wartung und technische Betreuung eines solchen Systems benötigt würden
Nachteile des verkaufenden Unternehmens:
- Nach der Übergabe des Katalogs hat das verkaufende Unternehmen keine Kontrolle mehr über den Inhalt. Dies bedeutet, dass bei Änderungen ein neuer Katalog erstellt und übergeben werden muss.
PunchOut Kataloge:
Ein PunchOut Katalog in SAP Ariba ist eine Verknüpfung zwischen dem Beschaffungssystem des Einkäufers und dem Webshop des Lieferanten. Anstatt Produktinformationen in SAP
Ariba zu speichern, fungiert der PunchOut Katalog als direkter Link zum aktuellen Katalog des Lieferanten auf dessen Webseite.
Vorteile des einkaufenden Unternehmens:
- Einkäufer haben stets Zugriff auf die aktuellen Produktinformationen und Preise des Lieferanten, direkt im Beschaffungssystem. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und Verzögerungen aufgrund veralteter Daten. Ein Punchout-Katalog bietet dem einkaufenden Unternehmen den großen Vorteil, dass der manuelle Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess entfällt. Durch die Integration des Punchout-Katalogs in das Ariba-System können Bestellungen direkt und nahtlos abgewickelt werden. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Verzögerungen.
Nachteile des einkaufenden Unternehmens:
- Der Anforderer verlässt technisch die SAP Ariba Oberfläche. Damit verbunden ist in der Regel ein anderes „Look and Feel“ der Anwenderoberfläche.
- Preis- oder Artikelinformationen können im PunchOut-Katalog vom Lieferanten geändert werden, ohne dass der Einkäufer darauf direkt Einfluss hat.
Vorteile des verkaufenden Unternehmens:
- Nach der Freigabe des Kataloges liegt die inhaltliche Hoheit beim verkaufenden Unternehmen.
- Ein Punchout-Katalog bietet dem verkaufenden Unternehmen den Vorteil, dass der manuelle Upload-Prozess der statischen Katalogdatei ins SAP Business Network entfällt. Durch die direkte Integration des Katalogs in das Ariba-System des Kunden werden Aktualisierungen und Änderungen automatisch und in Echtzeit übertragen. Dies spart nicht nur Zeit und Arbeitskraft, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern, die beim manuellen Hochladen einer statischen Katalog-Datei auftreten können. Die Effizienz des Verkaufsprozesses wird dadurch erheblich gesteigert, was dem Unternehmen ermöglicht, schneller und flexibler auf Kundenbedürfnisse zu reagieren.
Nachteile des verkaufenden Unternehmens:
- Die technische Anbindung an das Beschaffungssystem des Einkäufers kann technisch komplex sein.
- Der Lieferant ist abhängig von der Verfügbarkeit und Funktionalität der PunchOut-Funktion auf den Einkaufsportalen seiner Kunden.
Spot-Buy Kataloge:
Ein Spot-Buy Katalog von SAP Ariba unterscheidet sich vom PunchOut-Katalog dadurch, dass er Produktinformationen mehrerer Lieferanten enthält. Er ermöglicht die schnelle und einfache Beschaffung von nicht-vertraglich gebundenen Waren über integrierte B2B-Marktplätze (Stichwort: Long Tail Produkte).
Vorteile des einkaufenden Unternehmens:
- Spot-Buy-Kataloge bieten eine breite Auswahl an Artikeln, die schnell und einfach online bestellt werden können. Dies ist besonders hilfreich für den Einkauf von Artikeln, die nicht im regulären Sortiment des Unternehmens geführt werden und für sporadisch Bedarf besteht. Spot-Buy-Kataloge ermöglichen den Zugriff auf ein breites Netzwerk von Lieferanten, auch auf solche, mit denen das Unternehmen bisher noch nicht zusammengearbeitet hat.
- Obwohl die Leistungen von unterschiedlichen Lieferanten bestellt werden, erfolgt die Bestell- und Rechnungsabwicklung zentral über den Betreiber des Spot-Buy-Katalogs.
- Spot-Buy-Kataloge ermöglichen es, Preise von verschiedenen Anbietern zu vergleichen, bevor eine Bestellung aufgegeben wird. Dies kann zu Einsparungen führen.
Nachteile des einkaufenden Unternehmens:
- Artikel von Spot-Buy Katalogen stammen von nicht vertraglich gebunden Lieferanten und können deshalb höherpreisig sein.
- Die Qualität und die Lieferbedingungen können bei unbekannten Lieferanten variieren. Dies kann zu Problemen führen, z.B. wenn die Ware nicht den Erwartungen entspricht oder wenn die Lieferzeiten nicht eingehalten werden. Detaillierte Produktinformationen hängen vom jeweiligen Marktplatzangebot ab.
Ausblick: Zukunft der Kataloge
In Zukunft könnten Kataloge weiterhin eine wichtige Rolle im Beschaffungsprozess spielen, Cloud-basierte Kataloge werden die Beschaffungsprozesse effizienter, transparenter und nachhaltiger gestalten. Die Zukunft der Kataloge wird voraussichtlich von Technologien wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen beeinflusst werden, die die Personalisierung und Optimierung von Kataloginhalten ermöglichen, um Funktionen wie die Favorisierung von Artikeln oder das Suchen nach Leistungen unterstützen. Darüber hinaus werden Integrationen mit E-Procurement-Systemen und Lieferantenportalen die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lieferanten verbessern. Insgesamt wird die Entwicklung von Katalogen weiterhin dazu beitragen, den Beschaffungsprozess effizienter und transparenter zu gestalten. Der Katalog kann einen Beitrag zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit sowohl für Lieferanten als auch für einkaufende Unternehmen leisten.
