Energieversorgung

Ariba Guided Buying und Supplier Lifecycle & Performance Neueinführung

Auf einen Blick

Kunde: europäischer Energieversorger 

Konkrete Projekterfolge:

  • Bereitstellung einer Self-Service Einkaufsplattform für alle Mitarbeiter mit einem Amazon-ähnlichen Einkaufserlebnis (Ariba Guided Buying
  • Compliance-sicherer Genehmigungsprozess für Anforderungen + Bestellungenstarke Prozesskostenreduktion
  • Compliance-sicherer Onboarding-Prozess für neue Lieferanten (Qualifizierung)
  • Digitalisierung des Rechnungseingangs und der weiteren Verarbeitung (eInvoicing)
  • Zusammenarbeit mit den Lieferanten über das weltweit größte B2B Netzwerk, das Ariba Network
  • Vollständige Digitalisierung des operativen Einkaufs für indirektes Material und Dienstleistungen
  • Europaweiter Rollout der Lösung

Projektbeschreibung

Nach vielen Jahren intensiver Nutzung der SAP SRM Einkaufsplattform und einer neuen Cloud-basierten IT-Strategie entschied man sich 2018 die marktführende eProcurement-Plattform Ariba einzuführen.

Mit SAP Ariba Guided Buying und SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance sollten die dringendsten Themen

– Migration der Self Service Einkaufsplattform  für die Mitabeiter von SAP SRM auf eine neue, Amazon-ähnliche Cloud-Lösung –

und ein optimierter, compliance-gerechter Onboarding-Prozess für neue Lieferanten –europaweit umgesetzt werden.

Im Vordergrund standen im Projekt die Verbesserung der Usability für die vielen tausend Mitarbeiter bei der Beschaffung von C-Artikeln aus Lieferantenkatalogen und ein standardisierter Qualifizierungs- und Genehmigungsprozess für neue Lieferanten. 

Die Herausforderungen im Projekt bestanden in der Harmonisierung der gewachsenen Prozesse und Spezialfunktionen und deren Umsetzung in einer Cloud-Lösung. Der Mut zur Prozessveränderung und ein verändertes, stringentes Anforderungsmanagement nah am Ariba-Standard waren die Erfolgsfaktoren zur erfolgreichen Umsetzung und Einführung der Lösung.

Projektdurchführung

Das Projekt wurde nach der bewährten Einführungsmethodik SAP Activate© für SAP Cloud Produkte durchgeführt. Auf Basis von standardisierten Konfigurations-Vorlagen wurden die Anforderungen des Fachbereichs ermittelt und festgehalten. In dedizierten Entscheidungs-workshops wurden die notwendigen Festlegungen getroffen, um eine schnelle Systemkonfiguration zu ermöglichen. Um einen durchgängigen Geschäftsprozess abzubilden wurden die bestehenden SAP ERP Systeme mit der Ariba Cloud Lösung integriert.

Nach intensiven Tests und Freigabe des Systems starteten die ersten Konzerngesellschaften in den Pilotbetrieb. Nach 2 Monaten begann dann der stufenweise Rollout in die einzelnen Landesgesellschaften. Durch die Umsetzung eines intensiven Trainingskonzepts für Key User und Self Service Hilfe-Videos im Intranet für die große Masse der Mitarbeiter konnten die Länderrollouts zügig durchgeführt werden. Durch einen strikten Template-Ansatz wurden die Aufwände für die länderspezifische Systemkonfiguration und Anpassung minimiert.

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