Durchführung unserer Ausschreibung im Multistage-Verfahren
Nach der Ausschreibung in Ariba Discovery besteht nun die Option einzelne Lieferanten in sein SAP Ariba Sourcing aufzunehmen und ihnen die Möglichkeit zu geben, im weiteren Ausschreibungsverfahren mitzubieten. In unserem Fall empfiehlt sich im nächsten Schritt die Durchführung eines Request for Proposals (RFP) mit Preisangabe. Hierzu wählen wir eine Angebotsvorlage mit einem Total Cost Verfahren aus. Wir erweitern somit den jeweiligen Teilepreis um weitere Kostenpunkte, die bei unseren Spritzgussteilen anfallen. So können die Werkzeugkosten für jeweiligen Teile, Lieferkosten oder auch Importkosten von Lieferanten aus unserem Global Sourcing angegeben werden. Die entsprechenden Felder werden von uns vordefiniert und können vom Lieferanten nicht geändert werden. Damit ist sichergestellt, dass wir im Angebotsvergleich eine einheitliche Basis haben.
Da wir aber unsere Entscheidung nicht nur auf monetäre Faktoren beschränken wollen, fügen wir dem RFP noch einen Fragebogen hinzu. Dieser bewertet einerseits definierte Antworten der Anbieter automatisch, die wir im Vorfeld konfiguriert haben, andererseits haben wir die Möglichkeit im Nachhinein ausgewählte Fragestellungen von einzelnen Mitarbeitern bewerten zu lassen. Hier können wir nun individuelle Inhalte wie z.B. Angaben zur Lieferzeit, der möglichen Reaktionszeit, oder Qualitätsstandards erstellen. Nachdem wir die Anfrage für die ausgewählten Lieferanten veröffentlicht haben, können sie uns ihre Angebote über das System zuschicken, oder Rückfragen an uns stellen. Nach Angebotsabgabe haben wir dann die Möglichkeit verschiedene Szenarien aufgrund der monetären und qualitativen Angaben zu erstellen, um so die Lieferanten-Longlist in eine Short-List zu überführen. Die Shortlist geht dann über in die letzte Stufe unseres Vergabeprozesses, einer finalen Auktion.
Optimale Preise durch eine Auktion
Der größte Vorteil für den Einkäufer bei einer Auktion liegt dabei, dass er den Verhandlungsprozess mit den Lieferanten in einer Auktion auf die Bieter umlagern kann. Die einzelnen Bieter erhalten im Live-Event Informationen zu Ihrem Angebot, wahlweise Best-Preis oder den eigenen Angebotsrang und versuchen sich dann zu unterbieten bis der günstigste Preis erreicht wird. In unserem Fallbeispiel wurden nun aus dem vorigen Schritt Anbieter nicht in die Auktion mitgenommen, die entweder den qualitativen Anforderungen nicht entsprechen, oder deren Angebotspreis nicht wettbewerbsfähig ist. Durch die Angabe eines Initialangebotes der Anbieter erhält jeder Teilnehmer der Auktion gleich zu Beginn eine Information seines Angebots und kann darauf reagieren. In einem definierten Zeitraum können sie ihre angebotenen Preise dann anpassen. Nach dem Ablauf der Auktionsphase werden erneut die Angebote mit verschiedene Szenarien geprüft, die individuell erstellt werden können. Dabei werden uns automatische, je nach Auswahl bereits die Kostenersparnisse des jeweiligen Szenarios angezeigt. Diese Savings können z.B. aus dem Preis der Vorgängervariante berechnet werden.
Aus diesen Angeboten wählen wir dann im System die für uns optimale Zusammenstellung aus und bestätigen die Vergabe im System. Eine zuvor erstellte Mail, wird dann an die Lieferanten gesendet, die entweder über den Zuschlag oder die Absage informiert, sodass unser Fallbeispiel erfolgreich beendet wurde.
Natürlich gibt es neben diesem einzelnen Fall hier noch unzählig weitere Beschaffungsgüter, die spezielle Anforderungen haben. Doch durch die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten in SAP Ariba Sourcing bei den Ausschreibungsprojekten lassen sich auch dort schnell entsprechende Lösungsmöglichkeiten finden, um geeignete Lieferanten zu finden. Wenn Sie Fragen zu spezifischen Themen haben, können Sie uns gerne einen Kommentar schreiben.