Hinter jeder erfolgreichen Einkaufsstrategie steht eine klare Katalogstrategie. Ein durchdachtes Katalogmanagement hilft nicht nur dabei, die Nutzung von Beschaffungssystemen zu steigern, sondern reduziert auch unerlaubte Ausgaben, stellt Vertragskonformität sicher und vereinfacht den gesamten Beschaffungsprozess. Die folgenden sieben Tipps unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung einer effektiven Katalogstrategie.
1. Definieren Sie Ihre Katalogstrategie
Bevor Sie Kataloge implementieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihren Katalogen?
- Kostenkontrolle und Compliance?
- Erhöhung der Systemnutzung?
- Vereinfachung des Bestellprozesses?
- Welche Katalogarten sind für Ihre Bedürfnisse geeignet?
- PunchOut-Kataloge eignen sich, wenn Sie genau wissen, welche Lieferanten welche Kategorien anbieten. Allerdings kann die Suche für Benutzer kompliziert sein, da sie wissen müssen, bei welchem Lieferanten sie einkaufen müssen.
- Statische Kataloge sind eine gute Alternative und sollten nicht unterschätzt werden – auch wenn Lieferanten oft PunchOut-Kataloge bevorzugen.
- Hybride Lösungen wie eine Kombination aus statischen und PunchOut-Katalogen oder Level-II-PunchOuts bieten eine erweiterte Funktionalität und können die Benutzerfreundlichkeit verbessern.
- Denken Sie daran: Eine Einheitslösung gibt es nicht! Die beste Katalogstrategie ist individuell auf Ihre Organisation zugeschnitten.
2. Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe
Nicht alle Benutzer haben die gleichen Anforderungen an einen Katalog:
- Technische Nutzer und Ingenieure suchen nach exakten Artikelnummern und technischen Details.
- Büroangestellte benötigen eher klare Beschreibungen und Bilder, um die richtigen Artikel auszuwählen.
⇒ Passen Sie Ihre Katalogstruktur und die enthaltenen Informationen entsprechend an, um die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren.
3. Was kann katalogisiert werden?
- Auch Kataloge mit nur einem einzigen Artikel können sinnvoll sein, wenn sie den Bestellprozess vereinfachen.
- Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen und denken Sie kreativ: Welche Artikel können katalogisiert werden, um den Einkauf effizienter zu gestalten?
- Falls interne Abteilungen Waren oder Dienstleistungen anbieten, erstellen Sie einen internen Katalog.
- Bedenken Sie, dass Kataloge den Einkaufsprozess optimieren: Sie ermöglichen präzise, automatisierte und fehlerfreie Bestellungen.
4. Nutzen Sie die richtigen Tools
- CIF-Kataloge ermöglichen die Erstellung von Artikelgruppen (Kits) oder die Nutzung benutzerdefinierter Preisvariablen.
- Nutzen sie bei Bedarf Mengenrabatte oder Staffelpreise.
- Verwenden Sie visuelle Markierungen, um bevorzugte Lieferanten, beste Preise oder nachhaltige Produkte hervorzuheben.
- Verlinken Sie Katalogeinträge mit Datenblättern oder Herstellerseiten.
- Mit Level-II-PunchOut lassen sich PunchOut-Artikel direkt in der Katalogsuche neben statischen Artikeln anzeigen.
5. Schulen Sie Ihre Benutzer
Auch wenn Kataloge intuitiv erscheinen, profitieren Benutzer von einer gezielten Schulung:
- Erklären Sie die Suchfunktionen und die Nutzung gespeicherter Warenkörbe oder Favoriten.
- Machen Sie den Anwendern bewusst, wie sie die Kataloge optimal nutzen können.
- Schulen Sie Administratoren oder Katalogmanager zur Pflege und Verwaltung der Kataloge.
⇒ Schulungen können die Benutzerakzeptanz erheblich steigern und die Nutzung des Systems verbessern.
6. Halten Sie es einfach
Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Katalogstrategie. Achten Sie auf:
- Hochwertige Produktbilder
- Klare, verständliche Beschreibungen
- Sinnvolle Kategorien und benutzerdefinierte Hierarchien
- Unternehmensspezifische Begriffe und Sprache
- Verlinkungen zu relevanten Informationen
⇒ Ein einfach zu bedienender Katalog steigert die Akzeptanz und erleichtert den Bestellprozess.
7. Halten Sie die Kataloge aktuell
Ein veralteter Katalog verliert schnell an Akzeptanz. Nutzer, die auf fehlerhafte oder nicht mehr verfügbare Produkte stoßen, werden alternative (oft ineffizientere) Bestellwege nutzen. Daher sollten Sie:
- Regelmäßige Updates mit den Lieferanten abstimmen
- Preise und Verfügbarkeiten überprüfen
- Feedback der Nutzer einholen und den Katalog kontinuierlich optimieren
Fazit
Eine durchdachte Katalogstrategie kann die Effizienz Ihrer Beschaffungsprozesse erheblich steigern. Berücksichtigen Sie Ihre Ziele, die Bedürfnisse Ihrer Nutzer und die technischen Möglichkeiten, um einen optimalen Katalog zu gestalten. Mit den richtigen Tools, einer benutzerfreundlichen Gestaltung und kontinuierlicher Pflege werden Ihre Kataloge zum Erfolgsfaktor in Ihrer Einkaufsstrategie.
