Im SAP Ariba Spend Management sind analytische Reports integriert, die sowohl mit vordefinierten Auswertungen seitens SAP unterstützen wie auch mit individuell zu erstellenden Analysen.
Vorab sei gesagt: die Reports sind so gut wie die Daten, die sie auswerten. Was Ariba nicht kennt, kann es auch nicht auswerten (Stichwort Maverick Buying). Und ein geringer Datenbestand schafft auch nur begrenzt aussagefähige Reports.
Grob gesagt kann alles ausgewertet werden, wozu Daten vorliegen. Bei den Daten wird unterschieden zwischen strategischen (Upstream) und operativen (Downstream) Daten. Die Daten kommen aus unterschiedlichen Modulen und können bedingt kombiniert werden. Was bedeutet das im Detail?
Strategische Daten
Im strategischen Bereich finden wir die SAP Ariba Module Supplier Lifecycle Performance (SLP) inkl. Riskmanagement, Sourcing und Contracts. Hier können also Daten des Unternehmens zum Lieferanten- und Risikomanagement, Ausschreibungen und/ oder Vertragsmanagement ausgewertet werden.
Operative Daten
Im operativen Bereich findet sich die SAP Ariba Module Buying und Invoicing mit allen Bewegungsdaten zu den Einkaufsprozessen. Hier können also Daten des Unternehmens zu Einkaufs- und Rechnungsvorgängen analysiert werden (Stichwort Einkaufsvolumen).
Reporting
SAP Ariba bietet unter den „Vordefinierte Berichte“ eine Reihe von Standard-Auswertungen, die direkt genutzt werden können. Bei Bedarf ist es jederzeit möglich, einen Report anzupassen und für die eigene (Persönlicher Arbeitsbereich) oder allgemeine (Öffentlicher Arbeitsbereich) Nutzung abzuspeichern. Auch ein automatisierter regelmäßiger Abruf mit Versand per Email an eine Gruppe von Adressaten ist möglich (bspw. monatliche Auswertungen der Bestellungen zu einer bestimmten Waregengruppe).
Das Reporting-Tool arbeitet dabei immer auf die gleiche Weise, nur die Datenbasis variiert. Es können bis zu drei Datenbereiche kombiniert werden, allerdings mit Einschränkungen wie oben bereits erwähnt. Man kann i.d.R. nur die Daten eines Bereichs (strategisch oder operative) auswerten – – bis auf ein paar Ausnahmen (die gibt es immer): So kann z.B. das Bestellvolumen einer Warengruppe mit Lieferanten (Downstream) ermittelt werden, aber nicht gleichzeitig die Anzahl der Ausschreibungen (Upstream) zu diesen Lieferanten. Hier müssen getrennte Reports erstellt werden, die ggf. verknüpft werden können.
Der Vollständigkeit halber sei die normale Suchfunktion in Ariba erwähnt. Hierbei handelt es sich nicht um ein Reporting-Tool. Aber auch Suchergebnisse kann man als Excel-Datei herunterladen und Suchen für die wiederholte Nutzung speichern. Für den Anwender ist auch das eine Möglichkeit, kleine Analysen selbst zu machen. Aber im Gegensatz zu den Reports sind hier Auswahlfelder und Ergebnisanzeige auf bestimmte Felder begrenzt.
FAZIT
Die Reporting-Optionen in SAP Ariba sind umfangreich und bestens für Analysen geeignet. Wer sich gut mit Pivot-Tabellen auskennt, sollte mit der Handhabung keine Probleme haben. Ansonsten hilft hier wie überall ein wenig Übung.
Zum Abschluss noch der Hinweis, dass man bei Nutzung von kundenspezifischen Felder darauf achten sollte, diese in das Reporting mit aufzunehmen. Nur wenn diese Felder in die Datenbasis aufgenommen werden, können sie auch ausgewertet werden.
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Tolle Info